Assistant(e) Administratif Service Communication - Évènements (H/F)
Muret (31)
Poste à pourvoir en CDD
Avec près de 900 collaborateurs et un chiffre d'affaires de 153M€ en 2024, Etienne Lacroix Group est un acteur de la pyrotechnie appliquée aux secteurs de la Défense et de la Sécurité Civile jusqu'à la création d'événements pyrotechniques et multimédia grand public. Doté d'un savoir-faire unique reconnu à l'international, l'innovation est le moteur de la croissance du Groupe depuis 1848.
Basé(e) au Siège, à Muret, vous viendrez en appui de l'équipe et travaillerez en étroite collaboration avec le Responsable Marketing Digital et Communication et son équipe.
Dans le cadre de la montée en puissance de nos activités de communication et de promotion lors des salons, nous recherchons un (e) Assistant (e) Administratif H/F à mi-temps pour renforcer notre équipe communication à Muret (31) – CDD temps partiel de 7 mois transformable CDI
Vos missions :
Sous la responsabilité du responsable Marketing Digital & Communication, Assister l'équipe communication dans la gestion événementielle & administrative du service.
En étroite collaboration avec la responsable des événements :
- Réaliser les inscriptions aux salons, éditer les formulaires liés à leur organisation selon le calendrier opérationnel établi,
- Aider à formaliser l'organisation et son suivi dans le respect des processus et outils en place
- Assister la responsable des événements & la chargée de projets dans la mise en oeuvre des demandes faites auprès de l'équipe communication (BU, prestataires/fédérateurs...)
- Participer au chiffrage amont des différentes actions pour s'assurer de la bonne tenue des budgets impartis.
- Saisir et suivre dans SAP (à la demande de la Responsable ou de la CDP), les Commandes, Demandes d'Investissement et Demandes de Paiement, s'assurer des paiements de nos prestataires en temps utiles,
- Etablir les documents nécessaires au paiement des factures, récupérer les justificatifs des dépenses, vérifier le règlement des factures, vous assurez la transmission et le bon archivage des pièces comptables et documents administratifs
- Gérer le processus administratif des achats généraux pour le service pour les besoins autres que salons et événements : commandes de matériels et licences, travaux d'imprimerie (posters et plaquettes), goodies, cartes de visite suivant les procédures, les cartes de voeux, besoins en fournitures du service...
- Assister le service, dans le suivi des prestataires, fournisseurs et intervenants (décorateurs, traiteurs, cameramen, artistes, techniciens, sous-traitant...)
- Au quotidien, faire face à des impératifs divers (réservation d'espaces, location de salles, hôtels, recherches utiles au déplacements & missions du service, aide à organiser transports et logistique salon, réception et rangement colis, suivi inventaire etc etc
- Participer ponctuellement (et selon le cadre légal et les possibilités de votre contrat) au bon déroulé opérationnel de certains événements : actions Corporate ou VIP, salons...
Eléments donnés à titre indicatifs, liste de tâches non exhaustive.
Relations internes et externes
- Travailler en équipe tant au sein du service Communication qu'avec les autres services et BU du Groupe : services commerciaux, comptables, techniques, administratifs, logistiques
- Assurer les relations internes avec les différents interlocuteurs des autres services et BU du Groupe.
- Assurer les relations externes avec les organismes de salons, les prestataires de service ou de conseils : fédérateurs, agences de communication, photographes, publicitaires, etc.
Votre profil :
De formation supérieure (BTS assistante de direction, BTS GPME / GEA) vous avez acquis une bonne base de pratique de suivi de projets administratifs, idéalement autour du secteur de l'événementiel au travers d'expériences en agence ou en entreprises dans un poste similaire.
La maitrise de l'Anglais (écrit et oral), de la suite Microsoft Office et SAP est indispensable. Vous êtes méthodique, organisé(e) et rigoureux(se). Vous appréciez le travail en équipe. Vous disposez d'un excellent relationnel.
Vous êtes reconnu(e) pour votre curiosité, votre capacité à être force de proposition, votre pragmatisme et votre sens de l'organisation et efficacité. Autonome et mobile (permis B)
Postuler à cette offre
