Finalité du poste :

Assister le Responsable de Pôle, les Ingénieurs d'Affaires et les Chefs de Projets du Pôle dans leur organisation quotidienne en assurant la circulation des informations nécessaires en amont et en aval, en interne et en externe avec un objectif permanent du respect des délais, de la qualité et de l'image de l'entreprise.
Prendre en charge la gestion administrative de tâches à l'intérieur de certains processus de la BU Etienne Lacroix.

Principales responsabilités, missions et tâches :

· Réaliser et/garantir la bonne exécution des travaux d'édition des documents en veillant à l'application des procédures de présentation, d'identification, de diffusion et de confidentialité du courrier, de notes de service, de mémo et de tous documents élaborés par le service.
· Gérer les agendas et veiller à la bonne coordination avec le personnel du service, prise de rendez-vous et préparation des missions et déplacements France/Etranger, des réceptions de manière optimale en termes organisationnels et financiers, i.e. : accueil, prix, qualité.
· Assurer la diffusion du courrier arrivé.
· Sur demande des IA, renseigner les demandes de CIEEMG et/ou de renouvellement en application des procédures administratives et en concertation avec le service coordonnateur.
· Rendre compte de l'avancement des tâches ; pendant leurs absences, tenir informés ou alerter les responsables du pôle des affaires importantes et/ou urgentes les concernant, et relayer, en interne, les informations et/ou demandes qu'ils peuvent avoir.
· Prendre en charge les réponses d'ordre général dans un délai bref.
· Assurer la réception, le filtrage et le suivi des appels téléphoniques.
· A leur demande, assister les responsables lors des réunions, afin d'assurer la prise de notes, les compte rendus …
· Organiser les réunions internes & externes.
· Gérer les plannings : congés / RTT / etc. des personnels du pôle.
· En coordination avec le secrétariat technique, assurer l'envoi des courriers techniques émanant du (des) chef(s) de projet (bordereaux, lettres d'accompagnement, envoi effectif, …)
· Assurer les traductions – en priorité Anglais/Français et si possible une autre langue – de courriers et documents de présentation.
· Contrôler et imputer les factures de fonctionnement et notes de frais du pôle d'activité
· Recenser les besoins en matériel et fournitures de bureau et exprimer les demandes auprès du service concerné.
· Sur instructions du chef de pôle, établir et mettre à jour les différents tableaux de bord du pôle d'activité, les supports de réunion et de présentation avec objectif permanent du respect des délais, de la qualité et de l'image de l'entreprise.
· Contribuer à l'efficacité et à la réactivité de la fonction en faisant preuve d'initiative et d'autonomie.
· Faire preuve d'un grand esprit d'équipe et d'ouverture, et assurer, autant que nécessaire, la polyvalence des tâches de secrétariat avec les autres assistantes de la BU Etienne Lacroix.
· Assurer le classement et l'archivage des dossiers.

Poste basé en Ariège.