Assistant commercial ADV H/F

Muret (31)

Le Groupe Etienne LACROIX (CA 138M euros, 700 personnes, 5 business units, 9 implantations dans 5 pays) est un acteur majeur dans les différents métiers de la pyrotechnie. Le Groupe met en avant 2 axes stratégiques majeurs : Innovation et internationalisation.

La Business Unit Unitive recherche pour sa direction commerciale sur le site de Muret :

UN ASSISTANT COMMERCIAL ET ADV H/F – CDD de 12 mois renouvelable

Il aura notamment pour missions de :

- Réaliser et mettre en forme des documents techniques et commerciaux de l'activité,
- Assurer le suivi des contrats en collaboration avec les services commerciaux et achats,
- Organiser, ordonnancer et suivre tous les transports en import/export.

FINALITE DU POSTE

Dans le cadre de procédures, directives et consignes définies au sein de la société :
- Assurer la mise en forme, l'envoi, et l'archivage de documents techniques et commerciaux internes ou externes dans le respect de la charte graphique, des règles de confidentialité et des délais.
-Assurer la gestion des contrats de vente de la BU Unitive, afin de permettre à l'entreprise de respecter ses engagements contractuels, garantir ses droits et ses résultats dans le respect de la Qualité et des délais.

PRINCIPALES RESPONSABILITES, MISSIONS ET TACHES

Gestion Commerciale et Administrative :

• Réaliser la frappe et la mise en forme de documents techniques, commerciaux et compte rendus de la BU (en Français et Anglais principalement) nécessitant notamment l'insertion de graphismes, images, dessins et leur diffusion.
• Garantir la mise à jour et l'archivage de l'ensemble de la documentation de la BU en respectant notamment les procédures concernant les documents confidentiels (Enregistrement, réalisation, expédition, remise en interne des documents contre visas ...).
• Tenir à jour les registres réglementaires liés à l'activité de détention d'armes.
• Assurer l'inventaire des documents classifiés "DEPART" et "ARRIVEE" à travers un listing nominatif des détenteurs.
• Mettre en forme si nécessaire tous les documents reçus des fournisseurs et/ou partenaires commerciaux.
• Organiser et superviser la sous-traitance des dossiers nécessitant une frappe importante (Traduction de documents fournisseurs et de réponse à Appel d'offres).
• Mettre en place et gérer les différents tableaux de bord, participer à la mise en place des outils de gestion (en relation avec le service informatique).

Gestion des contrats :

• Vérifier et saisir la commande (issue du marché notifié) dans le système d'information.
• Assurer le suivi des contrats en collaboration avec les services commerciaux et achats : Respect des clauses contractuelles, délais, relations clients, échéancier de paiement ...
• Entretenir avec les clients de relations de confiance et de transparence dans le traitement des commandes ou marchés.
• Planifier et gérer les demandes de financement, suivre les règlements, mettre à jour les prévisions de trésorerie.

Gestion des exportations/ Importations :

• Initier et suivre les démarches d'obtention des AEMG et AIMG relatives aux contrats soumis à la procédure LICENCE.
• Organiser, ordonnancer et suivre tous les transports, export et Import en particulier (relations avec les douanes, les transporteurs ...).
• Prendre en comptes les aspects réglementaires en matière de transports (logistique de matières dangereuses, des armes, ...).
• Gérer les garanties bancaires (Suivi validité, demande de la main levée) et assurer les relations avec les banques.
• Contribuer à l'analyse des crédits documentaires, les faire modifier si nécessaire.
• Etablir les documents requis pour les remises documentaires (CREDOC ...).
• Etablir les dossiers d'exportation et d'importation en soutien des achats.

COMPETENCES REQUISES

Savoir-faire - être capable de :

• Mettre en pratique des connaissances en gestion commerciale d'un niveau BTS ou niveau équivalent avec expérience
• Travailler en anglais
• Connaître et avoir une bonne pratique des marchés publics
• Connaître le traitement des marchés export et des documents associés
• Connaître la réglementation en matière de transport de matières dangereuses
• Avoir des notions de comptabilité
• Connaître et utiliser les logiciels et outils informatiques utilisés dans le service
• Savoir utiliser les outils du pack office : Word, Excel, Powerpoint ...

Savoir comportemental - être capable de :

• Respecter les consignes de sécurité
• Rigueur (règles, procédures, processus)
• Dynamisme (réactivité, rapidité, respect des rythmes et des délais)
• Coopération (travail en équipe)
• Avoir à l'esprit la satisfaction du client
• Etre attentif (ve) aux informations pouvant être utiles aux projets en cours ou à venir (curiosité intellectuelle)
• Respecter les règles de confidentialité relatives à la nature des informations traitées
• Etre capable d'initiatives par le recul et l'anticipation